Akademie_03: Der persönliche Ausbildungsplan für deine Kunden

Akademie_03: Der persönliche Ausbildungsplan für deine Kunden

Warum die Planung der Führerscheinausbildung immer wichtiger wird!


Kennst du das? Da kollidiert bei deinem Fahrschüler eine geplante Fahrstunde mit einem Arzttermin. Und was jetzt passiert, ist klar: Die Fahrstunde fliegt zugunsten des Arzttermins raus und wird einfach abgesagt. Das ärgert Fahrschulen, denn beides ist ja eine Terminvereinbarung. Und die Frage ist doch: Warum hat der Arzttermin für deinen Kunden einen höheren Stellenwert als die Fahrstunde?
Im Gegensatz zu früher haben deine Kunden heute immer weniger Zeit für den Führerschein. 40 Stunden Schule pro Woche, Vokabeltest, Ponyreiten und Klavierspielen. Und auch das Fußballtraining ist nicht mehr ein "Lockeres Kicken" wie früher, sondern 3 x Training die Woche. Wer einmal fehlt, wird am Samstag nicht aufgestellt. Das ist alles kein Spaß mehr und in diese Zeitnot muss dein Kunde jetzt irgendwie noch 40 - 50 Zeitstunden für die Führerscheinausbildung unterbringen.

Und natürlich appellieren alle Fahrlehrer an ihre Kunden, sich irgendwie Zeit freizuschaufeln, die Ausbildung ernst zu nehmen, zu priorisieren. Was im Alltag daraus wird, weißt du selbst. Aus BF17 wird BF19. Die Verweildauer in der Ausbildung wird größer. Helikoptereltern machen Druck. Unzufriedenheit auf allen Seiten wächst.

Die Frage für deinen Kunden ist heute nicht mehr, wie alt er für den Führerschein sein muss. Die Frage lautet: Wann bringt er das in seinem Alltag zeitlich unter?

Das Problem ist hausgemacht!

Viele Fahrschulen vergeben am Ende einer Fahrstunde den Termin für die nächste(n) Fahrstunde(n). Das Signal, welches Kunden hierbei empfangen ist, dass es immer wieder neue Fahrstunden gibt. Wie am laufenden Band. Und wenn nun der Arzttermin in die Quere kommt, auf den ich monatelang gewartet habe, ist klar, dass der Fahrstundentermin zugunsten des Arzttermins rausfliegt. Nicht, weil er wertvoller ist. Sondern weil klar ist, dass ich auf einen neuen Arzttermin monatelang warten muss. Fahrstunden gibt es hingegen immer wieder neu.
Fahrstunden am laufenden Band sind ein Eigentor!
Um das umzudrehen, müssen Fahrstunden einfach früher im Kalender stehen, wie der Arzttermin. Ein Ausbildungsplan muss her. Weit im Voraus terminiert. Mit der zu erwartenden Anzahl Fahrstunden. Fix fertig. Durch Helikoptermama legitimiert. Von der Fahrschule golden abgestempelt, mit Fahrstundengarantie. Kommt jetzt der Arzttermin, wird er außen herumgeplant. Weil klar ist:
Wenn ich einen dieser Stunde aus dem Ausbildungsplan absage, gefährde ich den ganzen Plan. 
Der Ausbildungsplan entlastet alle:

  1. Den Fahrlehrer, weil der Fahrlehrer ist und kein Disponent. Und er wird auch nicht mehr Nachts um eins nach dem nächsten Fahrtermin angepingt.
  2. Den Schüler und seine Rechnungszahler, weil sie einen Plan mit Fahrstundengarantie haben und genau wissen, wann die Ausbildung erledigt ist (währenddessen alle anderen auf dem Schulhof darüber klagen, dass man in der Fahrschule XYZ nie Fahrstunden bekommt).
  3. Den Unternehmer, weil er in eine vernünftige Ressourcenplanung und -auslastung kommt.
  4. Die Stimmung im gesamten Unternehmen, weil nicht ständig Brände gelöscht und Fahrstunden jongliert werden müssen.

Das geht nicht?

Ich weiß. Jeder, der vor dieser Umstellung steht, kann sich das nicht vorstellen. Und es braucht auch eine ganze Menge Know-how und Werkzeug:
  1. Gaußkurve zur Berechnung der Planfahrstunden
  2. Planung in Etappen oder Planung komplett
  3. Verbindliche Prüftermine
  4. Unterlagen zur Manifestation (s. Bild oben)
  5. Prozessklarheit
  6. Die Rolle eines Disponenten
  7. Rücksicht auf "Fahrlehrerautonomität"
  8. ...
Hey! Du hast Fahrschulcockpit! Und du bist Teil der Fahrschulcockpit-Familie!
Wir unterstützen dich, liefern dir Best Practise und Planzahlen direkt aus Fahrschulcockpit. Dazu bekommst du einen sensationellen Terminplaner mit Fuhrparkverwaltung, der Doppelbelegung verhindert und für alle in Echtzeit verfügbar ist.
Und du bist nicht alleine! Viele Fahrschulen innerhalb der Familie haben umgestellt und geben bereitwillig ihr Wissen weiter. Was es von dir braucht, ist Mut und die Entscheidung!

Warum ein "offener" Kalender nach draußen keine gute Idee ist

Wir werden oft gefragt, warum wir den Kalender des Fahrlehrers nicht von außen für die Fahrschüler buchbar machen. Ja, es würde ein Symptom bekämpfen. Aber nicht die Ursache. Und es schafft auch keine glücklicheren Kunden. Es wälzt nur das Problem ab. Ein Kalender, in dem deine Fahrschüler von außen sich selbst in Fahrstunden einbuchen, hilft dir nicht weiter. Auch nicht, wenn er total ausgebufft ist und Fahrstunden nur nach gewissen Regeln freigibt. Der, der besser organisiert ist, bucht sich sofort alle Fahrstunden um vier Uhr mittags. Deine verpeilten Kunden gehen leer aus. Und genau die hätten es am nötigsten. Führung. Planung. Organisation. Einen Ausbildungsplan eben!
Nimm dir zu Beginn Zeit, einen Ausbildungsslot mit deinen Kunden zu planen. Mach es verbindlich. Überlegt, in welcher Phase es realistisch ist, Zeit für Führerscheinausbildung aufzubringen. Wo sind die 3 Wochen im Leben, in denen Ponyreiten, Fußballtraining & Co. zurückgestellt werden kann, um im Gegenzug das Projekt Führerschein abzuhaken. Kompakt. Verbindlich. Geplant. Mit Fahrstundengarantie.
Die Zeit ist zu Beginn gut investiert, denn sie sorgt später für weniger Rückfragen, Chaos, Ungerechtigkeiten ... aber das hatten wir oben schon. Also fang an!
Der persönliche Ausbildungsplan ist die Mutter aller Problemlöser im Fahrschulbetrieb! Dein Fahrschulcockpit unterstütz dich dabei.

Warum tust du das?
Um dich, deine Mitarbeiter und deine Kunden zu schützen!
Wie tust du das?
Keine Fahrstunden am laufenden Band. Stattdessen der persönliche Ausbildungsplan.
Was tust du?
Komplette Planung mit dem Terminplaner und der Fuhrparkverwaltung in Fahrschulcockpit zu Beginn der Ausbildung. Gerne auch in zwei Etappen: Bis zur Theorie- und dann zur Praxisprüfung.



Ausbildungsplanung. So geht's

Etappe 1 | Theorie planen

So planst du den Schüler in die Theoriekurse ein:

Du hast 2 Möglichkeiten, einen Schüler zu den Theorieunterrichte einzubuchen.
  1. Wähle beim Anlegen der Schülerkartei bei der Ausbildung den gewünschten Kurs aus.
    1. Gehe zum Menüpunkt " Kunden".
    2. Klicke in der oberen Symbolleiste auf den " Bearbeiten" Button.
    3. Wähle recht bei der "Ausbildung" den gewünschten "Kurs".
    4. Nach "Speichern" des Kunden wird er automatisch in zur Ausbildungsklasse passenden Unterrichte eingebucht.

  2. Buche den Kunden über den Menüpunkt " Theorie" in den gewünschten Kurs oder in Einzelunterrichte ein.
    1. Gehe zum Menüpunkt " Theorie".
    2. Wähle einen gewünschten Kurs aus
    3. Klicke rechts auf den 1. Unterricht.
    4. Klicke rechts bei "Teilnehmer" den " + Neu" Button.
    5. Wähle die gewünschten Teilnehmer durch "Doppelklicken" aus.
    6. Wähle "Speichern"

So planst du den Schüler in die Theorieprüfung ein:

  1. Gehe zum Menüpunkt " Prüfung".
  2. Klicke auf den Menüpunkt "Theorie".
  3. Wähle einen gewünschten Kurs aus. Rechts erscheint nun die Teilnehmerliste.
  4. Klicke in der Teilnehmerliste in der oberen Symbolleiste auf den " Bearbeiten" Button.
  5. Wähle die gewünschten Teilnehmer durch "Doppelklicken" aus.
  6. Wähle "Speichern"



Etappe 2 | Praxis planen

So erstellst du Fahrstundentermine:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Terminplaner".
  2. Klicke in der oberen Symbolleiste auf den " + Neu" Button.
  3. Fülle die Felder aus.
    1. Kunde [Name des Kunden]
    2. Klasse [bei mehreren Klassen auf die Auswahl achten]
    3. Datum
    4. Uhrzeit
    5. Minuten [Dauer des Termins]
    6. Terminart [Fahrstunde, Theoriestunde, Privat, Sonstiges]
    7. Produkt [Art der Fahrstunde: je nachdem welche Varianten in der Preisliste hinterlegt sind]
    8. Benutzer [Fahrlehrer]
    9. Fahrzeug [Dropdown-Liste der Fahrzeuge die dem Benutzer zugewiesen sind]
  4. Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, sichere den Termin durch "Speichern" oder "Speichern + NEU", um direkt einen weiteren Termin zu erstellen.

Empfehlung: Um deine Planung schnell und effizient zu erledigen, nutze beim Speichern des Termines die Funktion "Speichern + NEU".

So planst du den Schüler in die Praxisprüfung ein:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Prüfungen"  → Praxisprüfung
  2. Wähle den Termin in der Gesamtliste auswählen.
  3. Kunden in der Detailansicht auswählen.
  4. Status bearbeiten.
    1. Gemeldet
    2. Krank
    3. Mit Erfolg
    4. Ohne Erfolg
    5. Abgebrochen
    6. Nicht erschienen
  5. Angaben Speichern
  6. Button "Buchen" auswählen.
  7. Frage "Möchten sie wirklich buchen" mit [ JA ] beantworten.



Wo sehe ich bei der Planung die Verfügbarkeit der Fahrzeuge?

Dein fahrschulcockpit artemis besitzt eine integrierte Fahrzeugverwaltung. Beim Planen von Terminen werden automatisch Kollisionen mit Fahrzeugen oder Benutzern erkannt. Du wirst gewarnt. Des Weiteren hast du im Terminplaner die Möglichkeit dir beliebig viele Fahrzeuge auszuwählen und diese parallel zu deinen Benutzern anzuzeigen. Du erkennst Fahrzeugtermine daran, dass sie weiß, mit einem farbigen Rahmen dargestellt werden. Sie unterscheiden sich somit von den vollflächig farbigen Terminen.

Um die Fahrzeuge im Terminplaner zu aktivieren, gehe wie folgt vor:

  1. Gehe zum " Terminplaner"
  2. Wähle oben rechts neben "Benutzer" zusätzlich beliebig viele "Fahrzeuge" zur Ansicht hinzu.



Kombiniere deine Planung mit den automatischen Leistungspaketen in Classic Pay 

Du kannst bis zu drei Leistungspakete definieren, die ereignisabhängig einen Zahlungsbescheid erstellen. Bitte beachte, dass diese Automatik nur für Ausbildungen funktionieren kann, in denen das von dir gewählte Ereignis auch vorkommt! Wenn du in der Liste den Schüler anklickst, kannst du jederzeit in seiner Historie alle Vorgänge einsehen.

Diese Trigger sind möglich und lösen zum Zeitpunkt des Ereignisses einen automatischen Zahlbescheid aus:

  1. "Grundbetrag" → Buchung des Grundbetrages.
  2. Wenn der "Grundbetrag" in der Konfiguration auf "Verbuchen" festgelegt ist, löst dieser Trigger beim 1. Speichern der Schülerkartei einen Zahlbescheid aus.
  3. "Theorieprüfung" → Eintrag des Ergebnisses “bestanden” in der Theorieprüfung
  4. "1. Fahrstunde" → Buchung der 1. Fahrstunde
  5. "1. Sonderfahrt" → Buchung der 1. Sonderfahrt

So erstellt du automatische Leistungspakete:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Zahlungsautomat".
  2. Wähle im Untermenü → Classic Pay
  3. Klicke auf den "  Leistungspakete" Button.
  4. Wähle im linken Feld das "auslösende Ereignis" [z.B. Grundbetrag].
  5. Definiere im rechten Feld den Betrag für das Leistungspaket.
  6. Klicke "Erstellen" um die Änderungen zu speichern.
Markierte Fahrschüler erhalten nun vollautomatisiert nach diesen Vorgaben Zahlungsbescheide.




     

             
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