Akademie_02: Warum es #neudenken im Zahlungsverkehr braucht!

Akademie_02: Warum es #neudenken im Zahlungsverkehr braucht!

Warum “Vorkasse” so unendlich wichtig ist und wie dein Fahrschulcockpit dich dabei genial einfach unterstützt.


Krieg in der Ukraine. Steigende Inflation. Gas- und Ölembargo. Spritpreise. Lieferzeiten auf Neuwagen. Corona. Zunehmend schlechter werdende Zahlungsmoral:

Es ist deine kaufmännische Sorgfaltspflicht, Leistung erst dann zu erbringen, wenn sie bezahlt ist!

Die Webcam bei Amazon bekomme ich erst, wenn sie bezahlt ist. Das iPad bei Apple auch. Und auch der Handwerker bei dir im Dorf fängt die Badsanierung erst an, wenn du eine Anzahlung auf seine noch zu erbringende Leistung gemacht hast. Warum solltest du das also anders machen?

Bitte etabliere folgende Spielregeln:

  1. Jeder Fahrschulmitarbeiter (Büro, Unterricht, Fahrstunde) erklärt permanent die Saldenkachel sowie die Kontovorschau in drive.buzz

  2. Führerscheinausbildung findet nur statt, wenn der Kunde “grün” ist. Fahrlehrer sehen daher in der App zu jedem Schüler einen roten oder grünen Punkt!

  3. Werden neue Leistungen wie bspw. der Block Sonderfahrten geplant, wird der Schüler erneut auf die Kontovorschau hingewiesen!

  4. Ist der Kunde “rot” werden geplante Termine, die einen Vorlauf von weniger als 10 Tagen haben, gelöscht und anderweitig an Fahrschüler vergeben.

Vorkasse, Saldenkachel und Kontovorschau

Warum tust du es?
Damit die wertvolle Leistung, die du bei deinem Kunden erbringst, bereits bezahlt ist!
Wie tust du es?
In dem die Führerscheinausbildung von den Einzelleistungen entkoppelt wird. Die Kontovorschau bringt deinen Kunden in Abschlagszahlungen, die vor der eigentlichen Leistung erbracht werden.
Was tust du?
Ausbildungsereignisse wie bspw. eine bestandene Theorieprüfung oder der Beginn der praktischen Ausbildung lösen beim Kunden vollautomatisch eine Zahlungsaufforderung aus!


Warum gibt es den Zahlbescheid?


Eine Rechnung als Zahlungsaufforderung zu verwenden, ist ein Eigentor und damit aus zwei Gründen ein kapitaler Prozessfehler in der Verwaltung:
  1. Eine Rechnung kannst du erst schreiben, wenn Leistung erbracht ist. Du bezahlst also den Sprit, deinen Fahrlehrer und auch die Leasingrate, um dann dem Geld hinterherzurennen.

  2. Ausgewiesene Leistungen auf Rechnungen können und dürfen nicht mehr geändert werden. Das nimmt dir enorme Flexibilität beim Schieben von Fahrstunden.


Der Zahlbescheid

Fahrschulcockpit ersetzt daher die Rechnung als Zahlungsaufforderung durch den Zahlbescheid. Der Zahlbescheid ist kein buchhalterisches Dokument und er listet auch keine Leistungen auf. Er ist aber eine klare Aufforderung an deinen Kunden, eine Teilzahlung auf seine Ausbildungskosten zu leisten.


Bezahlt dein Kunde nun aufgrund dieser Aufforderung, erstellt dein Fahrschulcockpit vollautomatisch und ohne dein Zutun eine buchhalterisch korrekte Abschlagszahlungsrechnung (AZR) mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Auch hier sind keine Einzelleistungen gelistet, was dir die oben genannte Flexibilität beim Schieben von Fahrstunden bietet.


Und weil du einen Zahlbescheid völlig unabhängig von einer zu erbringenden Leistung stellen kannst (auf Deutsch: du musst keine Fahrstunden gefahren sein, um eine Rechnung stellen zu können!) kommst du in die Vorkasse!


Zahlbescheid statt Rechnung

Warum tust du es?
Damit Zahlungsausfällen vorgebeugt wird!
Wie tust du es?
In dem Geldfluss, unabhängig von der tatsächlichen Leistung gemacht wird.
Was tust du?
Du führst Abschlagszahlungen in der Führerscheinausbildung ein!


Die Zahlungsmethode Classic Pay. So geht's:



In der Bezahlart ClassicPay hast du drei geniale Instrumente, die deinen Bezahlungsworkflow sicher, frei von negativen Kundensalden und flexibel bei einer möglichen Änderung von Schülerleistungen machen:

1. Der Zahlungsbescheid (ZB)

Ein ZB ist der Auslöser für deinen Kunden, Leistungen zu bezahlen. Du kannst den ZB manuell oder automatisch über Leistungspakete erstellen.

So erstellt du einen Zahlungsbescheid:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Zahlungsautomat".
  2. Wähle im Untermenü → Classic Pay den Kunden aus.
  3. Klicke auf den "  Zahlungsbescheid" Button.
  4. Lege die Summe des Zahlungsbescheides fest.
  5. Wähle Zahlungsbescheid "Erstellen" um den Vorgang abzuschließen.

2. Die Abschlagszahlungsrechnung (AZR)

Eine AZR wird von deinem Fahrschulcockpit vollautomatisch immer dann erstellt, wenn ein Zahlungseingang erfolgt ist. Du brauchst dich um nichts zu kümmern, die AZR steht deinem Kunden sofort in seinem drive.buzz Account bereit.

So erfasst du den Zahlungseingang:

  1. Wähle im Menüpunkt "  Kunden" den Kunden aus.
  2. Klicke auf den "  Neue Zahlung" Button.
  3. Fülle im Fenster rechts "Neue Zahlung" alle Felder aus.
    1. Schalter [ Zahlung | Erstattung ]
    2. Betreff
    3. Datum des Zahlungseinganges
    4. Summe der Zahlung
    5. Zahlungsart [ Bar | Bank ]
  4. Sichere den Zahlungseingang durch "Speichern".

3. Die Endabrechnung (EAR) 

Die EAR wird von dir für deinen Kunden einmalig nach Abschluss der Ausbildung erstellt und nur dann, wenn sich an den Leistungen für die Ausbildungsklasse des Schülers nichts mehr ändert. Erstelle keine EAR, wenn Leistungen noch zu erbringen sind bzw. wenn die Ausbildung nicht abgeschlossen ist!

So erstellt du eine Endabrechnung:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Zahlungsautomat".
  2. Wähle im Untermenü → Classic Pay den Kunden aus.
  3. Aktiviere den Schalter "Ausbildungs beendet" beim ausgewählten Schüler. Du kannst eine Endabrechnung erst erstellen, wenn du diesen Schalter aktiv gestellt hast.
  4. Klicke auf den "  Endbrechnung" Button.
  5. Bestätige deine Auswahl, sodass eine Endabrechnung generiert wird.



Die automatischen Leistungspakete in Classic Pay 

Du kannst bis zu drei Leistungspakete definieren, die ereignisabhängig einen Zahlungsbescheid erstellen. Bitte beachte, dass diese Automatik nur für Ausbildungen funktionieren kann, in denen das von dir gewählte Ereignis auch vorkommt! Wenn du in der Liste den Schüler anklickst, kannst du jederzeit in seiner Historie alle Vorgänge einsehen.

Diese Trigger sind möglich und lösen zum Zeitpunkt des Ereignisses einen automatischen Zahlbescheid aus:

  1. "Grundbetrag" → Buchung des Grundbetrages.
  2. Wenn der "Grundbetrag" in der Konfiguration auf "Verbuchen" festgelegt ist, löst dieser Trigger beim 1. Speichern der Schülerkartei einen Zahlbescheid aus.
  3. "Theorieprüfung" → Eintrag des Ergebnisses “bestanden” in der Theorieprüfung
  4. "1. Fahrstunde" → Buchung der 1. Fahrstunde
  5. "1. Sonderfahrt" → Buchung der 1. Sonderfahrt

So erstellt du automatische Leistungspakete:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Zahlungsautomat".
  2. Wähle im Untermenü → Classic Pay
  3. Klicke auf den "  Leistungspakete" Button.
  4. Wähle im linken Feld das "auslösende Ereignis" [z.B. Grundbetrag].
  5. Definiere im rechten Feld den Betrag für das Leistungspaket.
  6. Klicke "Erstellen" um die Änderungen zu speichern.
Markierte Fahrschüler erhalten nun vollautomatisiert nach diesen Vorgaben Zahlungsbescheide.



Kann ich die Zahlungsart nachträglich ändern/wechseln?

Ja, du kannst in fahrschulcockpit artemis jederzeit die Zahlungsart wechseln, sobald die jeweilige Zahlungsmethode verfügbar ist. Folgende Wechsel sind dann jederzeit möglich:

ClassicPay → LivePay

Kunden können an jedem beliebigen Tag und mit jedem beliebigen Saldo umgestellt werden, da wir nicht mehr leistungsbezogen, sondern Saldo-bezogen abrechnen. Folgende Sorgfaltspflichten entstehen bei dir, die du vor der Umstellung beachten musst:
  1. Entferne den Kunden aus den "automatischen Leistungspaketen"
  2. Prüfe, dass alle Zahlungseingänge erfasst sind, da die LivePay Automatik den negativen Saldo um 0:00 Uhr automatisch ausgleicht und es somit zu Doppelbelastungen kommen kann.
  3. Hole ein Mandat für LivePay ein
  4. In drive.buzz erscheint nun der Button “Konto aufladen”

LivePay → ClassicPay

Die Umstellung ist auch hier zu jedem Tag und mit jedem Saldo möglich.

Folgendes gibt es zu beachten:
  1. Die NULL-Uhr-Aufladung wird angehalten
  2. Der Button “Konto aufladen” in drive.buzz wird entfernt
  3. Die Fahrschule kann nun die Funktionen von ClassicPay nutzen (Zahlbescheide, automatische Leistungspakete, etc..)



Wo sieht der Kunde seine Zahlungsdokumente? 

Der Kunde kann seine Zahlungsdokumente jederzeit in seiner drive.buzz App unter "Dokumente" einsehen. Sobald ein neues Dokument eingestellt wird, erscheint eine "rote 1".

Wo sehe ich als Fahrschule alle Zahlungsdokumente?

Alle erstellten Zahlungsdokumente findest du wie folgt:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Zahlungsautomat".
  2. Untermenüpunkt "Zahlungsdokumente" auswählen.



Die Abrechnung beim Kostenträger. So geht's:

Da über Kostenträger ggf. mehrere Kunden, gesammelte und/oder sonstige Leistungen abgerechnet werden, findet sich die Abrechnung im Menüpunkt "  Kostenträger" und nicht im Zahlungsautomaten. 

Wir unterscheiden beim Kostenträger zwischen 2 Arten von Leistungen:

  1. Kundenleistungen, die über einen Kostenträger abgerechnet werden
  2. Sonstige Leistungen ohne Bezug zu einem Kunden


In der Bezahlart ClassicPay für Kostenträger hast du drei geniale Instrumente, die deinen Bezahlungsworkflow sicher, frei von negativen Kundensalden und flexibel bei einer möglichen Änderung von Schülerleistungen machen:

1. Der Zahlungsbescheid (ZB)

Ein ZB ist der Auslöser für deinen Kostenträger, Leistungen zu bezahlen.

So erstellt du einen Zahlungsbescheid:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Kostenträger".
  2. Wähle den Kostenträger aus und klicke auf den Button " Abrechnung".
  3. Wähle Kunden oder Sonstige Leistung aus. Eine Mehrauswahl ist möglich.
  4. Klcike auf den Button "  Zahlungsbescheid".
  5. Lege die Summe des Zahlungsbescheides fest.
  6. Wähle Zahlungsbescheid "Erstellen" um den Vorgang abzuschließen.

2. Die Endabrechnung (EAR) 

Die EAR wird von dir für deinen Kunden einmalig nach Abschluss der Ausbildung erstellt und nur dann, wenn sich an den Leistungen für die Ausbildungsklasse des Schülers nichts mehr ändert. Erstelle keine EAR, wenn Leistungen noch zu erbringen sind bzw. wenn die Ausbildung nicht abgeschlossen ist!
Die EAR dient der Rechnungsstellung von Kundenleistungen.

So erstellt du eine Endabrechnung:

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Kostenträger".
  2. Wähle den Kostenträger aus und klicke auf den Button " Abrechnung".
  3. Wähle Kunden aus. Eine Mehrauswahl ist möglich.
  4. Aktiviere den Schalter "Ausbildungs beendet" beim ausgewählten Schüler. Du kannst eine Endabrechnung erst erstellen, wenn du diesen Schalter aktiv gestellt hast.
  5. Klicke auf den "  Endbrechnung" Button.
  6. Bestätige deine Auswahl, sodass eine Endabrechnung generiert wird

3. Abrechnung "Sonstige Kosten" 

Diese Abrechnung dient der Rechnungsstellung von Sonstigen Leistungen.
  1. Gehe zum Menüpunkt "  Kostenträger".
  2. Wähle den Kostenträger aus und klicke auf den Button " Abrechnung".
  3. Wähle eine "Sonstige Leistung" aus. Eine Mehrauswahl ist möglich.
  4. Klicke auf den " Kurs berechnen" Button.
  5. Bestätige deine Auswahl, sodass eine Kostenträgerrechnung generiert wird.


Wo kann ich beim Kostenträger die Zahlungsdokumente einsehen?

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Kostenträger".
  2. Wähle den Kostenträger aus.
  3. Klicke im rechten Menü auf auf den "Abrechnung" Button.
  4. Dort werden alle generierten Zahlungsdokumente gelistet.



Wie versende ich die Rechnungen an den Kostenträger?

  1. Gehe zum Menüpunkt "  Kostenträger".
  2. klicke auf den Button " Mail".
  3. Verfasse den gewünschten Mailtext oder wähle aus einer Vorlagemail aus
  4. Hänge die Rechnung als PDF Anhang an.
  5. Sende die Mail ab.



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